Il y a quelques semaines, j'ai publié un billet que je concluais en disant que j'étais à la recherche de suggestion pour mieux organiser mon temps, pour mieux me concentrer sur des tâches à réaliser et pour avoir un horaire de travail moins éclaté.
Quelques personnes m'ont fait des suggestions et j'ai commencé à expérimenter quelques trucs. Je tenais donc à faire un retour afin de garder des traces de ma démarche. Qui sait, cela pourra peut-être aider d'autres personnes? L'organisation du temps et du travail semble quand même une préoccupation pour plusieurs personnes.
D'ailleurs, je remercie Stéphanie Paquet, Audrey Miller, Mélanie Jacob et David Lessard, qui m'ont répondu sur LinkedIn et qui m'ont inspiré.
Alors, voici mon humble contribution au temple de l'organisation :
- Faire une liste des choses à faire pour la semaine : Le dimanche soir, je fais une liste de choses à faire. Je vide mon cerveau de tâches autant personnelles que professionnelles. Un peu comme le suggérait Mélanie Jacob. Je les coche au fur et à mesure qu'elles sont réalisées. Pour le moment, je les mettais en désordre. Une amie me suggère de faire un autre tri et de les classer par « urgent » et « important » ou non.
Au fur et à mesure que la semaine avance, je refais la liste avec des tâches plus micro qui s'ajoutent et je me fixe des objectifs à atteindre pour la fin de la semaine. Le vendredi, j'ai une liste précise de tâches à faire et quand je les ai accomplies, je me permets d'arrêter, quitte à reprendre quelques trucs le samedi matin (mais pas plus). Je dois décrocher après.
- Définir des plages horaires et se concentrer : Le dimanche aussi, je revois mon agenda de la semaine. Je bloque des cases dans mon agenda (matinée ou après-midi) pour des clients et des tâches spécifiques (rédaction, recherche, appel, etc.). Et surtout, je m'en tiens à cela! Cela m'aide vraiment à garder le cap sur un mandat précis à la fois.
Lorsque j'embarque sur un bloc, je me donne un objectif en fonction des tâches à réaliser et je me concentre là-dedans. Lorsque je vois que mon esprit divague, je prends une pause, normalement après 45-50 minutes, comme dans la méthode Pomodo, suggérée par Audrey, qui semble se faire naturellement.
- Fermer les notifications : Ah ces fameuses notifications. Elles proviennent de partout et peuvent concerner autant le perso que le pro. Pour certaines périodes de la journée, il faut mieux les fermer complètement ou les ignorer. J'y arrive plutôt bien jusqu'à maintenant. Lorsque l'heure du dîner approche, je me permets de jeter un regard et en milieu d'après-midi. Mais je me rends compte que c'était devenu une source importante de distraction pour moi.
Même pour le « petit coup d'oeil » qu'on jette aux médias sociaux. Je limite vraiment mon temps et quand je vois des articles intéressants, je les enregistre pour plus tard. Une fois par semaine, je refais le tour de mes enregistrements et je lis ce qui m'intéresse encore puis j'annule les enregistrements.
- Utiliser la fonction Programmer l'envoi pour les courriels : Je regarde moins mes courriels en cours de journée. Je ferme même complètement mes Gmail (oui, oui, mes!) à certains moments. Je fais un blitz de suivi en fin de journée ou le soir (oui, je n'y échappe pas) mais je programme les envois pour le lendemain. (Si vous recevez des messages de moi, le matin, je suis démasquée, je les ai peut-être rédigés en soirée.)
- Utiliser une étiquette « En attente d'un retour » dans ma boîte de courriels : À la suggestion de Stéphanie Paquet, j'ai créé un dossier « En attente ». Je dépose tous les courriels que j'envoie et pour lesquels j'attends une réponse. Je vais prendre l'habitude d'y jeter un oeil régulièrement afin de relancer les destinataires au besoin. Cela aide grandement à alléger la charge mentale.
- Prendre une vraie pause le midi : Pendant longtemps, je me suis entraînée le midi pour décrocher. Depuis que je travaille de la maison à temps plein, j'ai plus de difficulté à arrêter le midi. Pourtant, ça me fait tellement de bien! J'ai essayé l'entraînement le matin, mais je préfère le midi, car ça permet vraiment de couper la journée en deux. Certains jours, il faut que je me parle fort pour arrêter pour vrai. Autrement, je continue à travailler mais à 15h, je suis creuvée.
- Arrêter en fin de journée (quitte à reprendre un peu plus tard) : Lorsque la journée a été productive, je dois arrêter de me sentir coupable d'arrêter à 16h de travailler. Généralement, je continue quand même jusqu'à 17h environ, quand ma fille revient de l'école. Là, je ferme l'ordi (pour vrai), quitte à reprendre plus tard en soirée, mais pas sans avoir été prendre une marche à l'extérieur après le souper. Je me rends compte que cette coupure franche fait terriblement de bien à mon cerveau.
- Se donner le droit à l'erreur : Par-dessus tout (et cela devrait probablement être le premier point), je me donne le droit à l'erreur. Ce ne sont pas toutes les journées qui se déroulent comme prévu. Parfois, tout fout le camp pour X raisons. Pis, c'est ben correct, il faut l'accepter. Il y a aussi des journées où je suis plus fatiguée et donc moins productive, mais elles sont plus rares, depuis que j'ai aussi repris le contrôle sur mes heures de sommeil (ce serait une autre histoire à raconter).
Je suis encore en expérimentation. Je le serai probablement toujours de toute façon. Mais au moins, depuis quelques semaines, j'ai l'impression d'avoir repris le contrôle, d'être moins éparpillée et d'arriver à être plus productive. C'est un gros plus pour moi. Je continuerai de rester à l'affût de nouveaux trucs, mais je crois avoir déjà trouvé une formule pas pire gagnante pour quelque temps.
Continuez de partager vos trucs et, si vous essayez les miens, vous m'en donnerez des nouvelles!